3) Criteri di condotta

Trattamento delle informazioni

Le informazioni degli stakeholder sono trattate nel pieno rispetto della riservatezza e della privacy degli interessati.

Omaggi e regali

Non è ammessa alcuna forma di omaggio, regalia, promessa di benefici futuri eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione degli affari.
Tale condotta è particolarmente raccomandata nello svolgimento di rapporti con funzionari pubblici italiani ed esteri, loro parenti e affini.
Le uniche forme di cortesia ammesse devono rientrare nel concetto di modico valore, ed essere finalizzate a promuovere l’immagine o iniziative promosse dalla Open; le stesse forme di cortesia devono comunque essere autorizzate dalla direzione e supportate da idonea documentazione.
Le stesse regole risultano applicabili a omaggi e regalie ricevute da dipendenti o amministratori da parte dei clienti.

Sponsorizzazioni

La Open può sponsorizzare esclusivamente sé stessa tramite i canali ordinari, quali giornali, siti web, social media. È assolutamente vietato sponsorizzarsi in eventi organizzati da Enti Pubblici, o sponsorizzare società private che abbiano interesse pubblico.

Comunicazione all’esterno

La comunicazione verso i propri stakeholder è improntata al rispetto del diritto all’informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.
Ogni attività di comunicazione rispetta le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale, ed è realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività.

Gestione del personale dipendente

La gestione del personale avviene con le modalità di seguito descritte.

Selezione del personale

La valutazione delle candidature è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.
Le informazioni richieste ai candidati sono strettamente collegate alla verifica del profilo professionale e psicoattitudinale del singolo, nel pieno rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.
Nelle fasi di selezione ed assunzione, la funzione direttiva, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare qualunque forma di favoritismo, nepotismo, o clientelismo.

Costituzione del rapporto di lavoro

Il personale è assunto con regolare stipulazione di contratto secondo le norme vigenti nel tempo; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare o di “lavoro nero”. Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve accurate informazioni relative a:

• caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere;

• elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro;

• norme e procedure da adottare al fine di evitare comportamenti contrari a norme di legge.

Tali informazioni sono presentate al collaboratore in modo che l’accettazione dell’incarico sia basata su un’effettiva comprensione.

Gestione del collaboratore

Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro dei collaboratori richiedendo prestazioni coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro. Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente codice etico. È assicurato il coinvolgimento dei collaboratori nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali. Il collaboratore deve partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione e indipendenza di giudizio.

Valorizzazione e formazione delle risorse umane

Ogni Responsabile utilizza e valorizza pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita dei propri collaboratori. In quest’ambito riveste particolare importanza la comunicazione da parte dei responsabili dei punti di forza e di debolezza del collaboratore, in modo che quest’ultimo possa tendere al miglioramento delle proprie competenze anche attraverso una formazione mirata. La OPEN mette a disposizione di tutti i collaboratori strumenti informativi e formativi con l’obiettivo di valorizzare le specifiche competenze ed implementare il valore professionale del personale. È prevista una formazione istituzionale erogata in determinati momenti della vita aziendale del collaboratore (per esempio, per i neoassunti formazione ai fini del D. Lgs. 231/2001, introduzione all’azienda e al suo business) e una formazione ricorrente rivolta al personale operativo.

Valutazione del personale

OPEN evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri collaboratori. Nell’ambito dei processi di gestione ed organizzazione del personale le decisioni sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori. La valutazione dei collaboratori è determinata col coinvolgimento della funzione personale, dei responsabili di riferimento e, per quanto possibile, di tutti i soggetti che sono entrati in relazione con il valutato. Anche in sede di valutazione la funzione personale, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo.

Diritti del lavoratore

I diritti dei lavoratori sono tutelati come di seguito descritto.

Sicurezza e salute sul lavoro

OPEN si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza e salute sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori. A tal fine realizza interventi di natura tecnica e organizzativa, attraverso l’introduzione di:

• un sistema integrato di gestione dei rischi, della sicurezza, delle risorse da proteggere;

• controllo ed aggiornamento delle metodologie di lavoro;

• interventi formativi e di comunicazione.

Tutela della privacy

La privacy del collaboratore è tutelata adottando standard che specificano la tipologia delle informazioni da richiedere al collaboratore e le relative modalità di trattamento e conservazione. È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, preferenze, gusti personali e, in generale, vita privata dei collaboratori. Tali standard prevedono inoltre il divieto, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, di comunicare o diffondere i dati personali senza previo consenso dell’interessato.

Tutela della persona

OPEN si impegna a tutelare l’integrità morale dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze. Il collaboratore che ritenga di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per motivi legati all’età, al sesso, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose etc., può segnalare l’accaduto alla direzione del personale e/o all’organo di vigilanza con segnalazione anonima, ed a seguito della segnalazione verrà avviata istruttoria al fine di valutare l’effettiva violazione del codice etico.

Doveri del lavoratore

Di seguito sono riportati i doveri del lavoratore.

Criteri di condotta

Il collaboratore deve agire lealmente, nell’osservanza degli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e/o di collaborazione, e nell’osservanza di quanto previsto dal codice etico, assicurando elevati standard alle prestazioni rese. Dovrà assolutamente evitare comportamenti tali da danneggiare i beni aziendali, la gestione aziendale, il rapporto con gli stakeholder e l’immagine aziendale.

Utilizzo dei beni aziendali

Ogni collaboratore è tenuto a operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con gli obiettivi e le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego. OPEN si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni e infrastrutture attraverso l’impiego di opportuni sistemi di controllo.

Conflitto di interessi

Tutti i collaboratori di OPEN sono tenuti a evitare situazioni da cui possano scaturire conflitti di interessi (es. cointeressenze con fornitori o clienti) e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi il collaboratore è tenuto a darne comunicazione al proprio responsabile, il quale, secondo le modalità previste, informa il responsabile amministrativo che ne valuta caso per caso l’effettiva presenza.

Gestione delle informazioni

Il collaboratore deve conoscere e attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità. È tenuto a elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.

4) Criteri di condotta nelle relazioni con i clienti

Imparzialità

I servizi e le prestazioni possono essere rese da OPEN sia nel settore pubblico che nel settore privato.
OPEN si impegna a non discriminare, nello svolgimento della propria attività, i propri clienti/utenti.

Contratti e comunicazioni ai clienti/utenti

I contratti e le comunicazioni alla clientela devono essere:

• chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori;

• conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;

• completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente.

Scopi e destinatari delle comunicazioni determinano, di volta in volta, la scelta dei canali di contatto più idonei alla trasmissione dei contenuti impegnandosi a non utilizzare strumenti pubblicitari ingannevoli o non veritieri.

Comportamento dei collaboratori con i clienti

Lo stile di comportamento di OPEN è improntato alla disponibilità, al rispetto delle leggi e dei regolamenti e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.
I collaboratori di OPEN, siano essi dipendenti, fornitori, partner o consulenti, nell’ambito della produzione e della gestione dei servizi resi alla Pubblica Amministrazione, devono adottare anche comportamenti atti ad evitare il configurarsi di reati contemplati dal D. Lgs. 231/2001.

Controllo della qualità e della customer satisfaction

OPEN si impegna a garantire adeguati standard di qualità dei servizi offerti, monitorando altresì il livello di qualità percepito dall’utilizzatore.

5) Criteri di condotta con i fornitori

Scelta del fornitore

I processi di acquisto sono improntati alla ricerca di elevati ed efficienti standard di servizio, alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore, alla lealtà e all’imparzialità.
Pertanto ai collaboratori addetti a tali processi è richiesto di non precludere ad alcuno – in possesso dei requisiti richiesti – la possibilità di competere alla stipula di contratti, e di adottare – nella scelta della rosa dei candidati – criteri oggettivi e documentabili.
Per alcune categorie di forniture, in funzione della loro tipologia ed entità, OPEN dispone di un elenco di nominativi accreditati i cui criteri di qualificazione non costituiscono barriera di accesso.
Per OPEN sono requisiti di riferimento la disponibilità opportunamente documentata di mezzi, di strutture organizzative, di capacità e risorse progettuali, di know-how, etc.

Integrità e indipendenza nei rapporti

La stipula di qualunque contratto, accordo o partnership deve sempre basarsi su criteri di estrema chiarezza, evitando di ingenerare forme di dipendenza reciproca.
Pertanto:

• qualsiasi contratto di importo significativo deve essere costantemente monitorato;

• sono privilegiati contratti di breve o media durata purché questi ultimi contengano clausole di revisione dei prezzi;

• non è ritenuto corretto indurre un fornitore a stipulare un contratto a lui sfavorevole lasciandogli intendere un successivo contratto più vantaggioso.

Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, OPEN prevede:

• la separazione dei ruoli tra l’unità richiedente la fornitura e l’unità stipulante il contratto;

• un’adeguata ricostruibilità delle scelte adottate;

• la conservazione delle informazioni nonché di tutti i documenti rilevanti nella gestione del rapporto.

Comportamenti etici nelle forniture

Le violazioni dei principi generali del codice etico comportano meccanismi sanzionatori, tesi anche a evitare reati contro la pubblica amministrazione.
A tal fine, nel corpo dei singoli contratti, sono previste apposite clausole mirate allo scopo.

6) Criteri condotta con collettività e istituzioni

Politica sociale

OPEN persegue obiettivi coerenti con quelli di sviluppo della collettività e del contesto ambientale in cui opera.
Tale condizione trova fondamento nella consapevolezza che la soddisfazione della collettività rappresenta una delle finalità di OPEN, oltre che un vantaggio competitivo.

Rapporti con partiti, organizzazioni sindacali e associazioni

La OPEN non finanzia partiti sia in Italia sia all’estero, loro rappresentanti o candidati, né effettua sponsorizzazioni di congressi o feste che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica.
Si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta a esponenti politici (es. accettazione di segnalazioni ai fini delle assunzioni, contratti di consulenza).

Rapporti istituzionali

Ogni rapporto con le istituzioni pubbliche locali, nazionali ed internazionali riconducibile alla normale attività amministrativa fondata su criteri di trasparenza e correttezza, evitando atteggiamenti di natura collusiva.
Al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti, i contatti con gli interlocutori istituzionali avvengono esclusivamente tramite referenti che abbiano ricevuto esplicito mandato dal vertice di OPEN.

7) Attuazione e controllo del codice etico

Comunicazione e formazione

Il codice etico è portato a conoscenza degli stakeholder interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione.
Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del codice etico a tutti i collaboratori, la funzione del personale predispone e realizza un piano annuale di formazione volto a favorire la conoscenza dei princípi e delle norme etiche.
Le iniziative di formazione sono differenziate secondo il ruolo e la responsabilità dei collaboratori; inoltre per i neoassunti è previsto un apposito programma formativo iniziale.

Compiti del compliance officer

Al responsabile del controllo interno di OPEN sono attribuiti i seguenti compiti:

• verificare l’applicazione ed il rispetto del codice etico attraverso un’attività di monitoraggio consistente nell’accertare e promuovere il miglioramento continuo dell’etica nell’ambito aziendale cui appartiene;

• monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del codice etico, garantendo lo sviluppo delle attività di comunicazione e formazione etica, analizzando ed integrando le proposte di revisione delle politiche e delle procedure aziendali con significativi impatti sull’etica aziendale;

• analizzare unitamente all’organo di vigilanza le segnalazioni in tema di violazione del codice etico;

• segnalare alla Direzione amministrativa le violazioni in tema di codice etico, di cui viene a conoscenza direttamente, proponendo altresì eventuali modifiche ed integrazioni da apportare allo stesso.

Segnalazioni stakeholder

Tutti gli stakeholder possono segnalare, per iscritto e in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del codice etico all’organo di vigilanza che provvede ad un’analisi della segnalazione, ascoltando eventualmente l’autore ed il responsabile della presunta violazione.
È dovere dell’organo di vigilanza agire in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o penalizzazione (per esempio, per i fornitori: interruzione dei rapporti di affari; per i dipendenti: mancata promozione etc.).
È inoltre assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

Violazioni e revisioni

L’organo di vigilanza riporta le violazioni del codice etico, emerse in conseguenza delle segnalazioni degli stakeholder o dell’attività autonomamente svolta dal compliance officer, unitamente ai suggerimenti ritenuti necessari all’amministratore unico in relazione all’entità della violazione. A tale soggetto spetta il compito di:

• prendere decisioni in materia di violazioni del codice etico;

• esprimere pareri in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il codice etico;

• provvedere alla revisione periodica del codice etico.

Qualora un partner dovesse eludere o trasgredire i principi del codice etico saranno applicate sanzioni negoziali, tra cui la risoluzione di ogni contratto in essere per inadempimento e conseguente richiesta di risarcimento dei danni cagionati.
Le sanzioni applicate in caso di soggetti dipendenti e/o collaboratori vengono commisurate rispetto alla violazione al codice etico, esse sono comprese tra rimprovero orale e interruzione del rapporto lavorativo per giusta causa.
La valutazione della sanzione da comminare deve tenere conto della modalità di azione e della ripetizione della condotta.

L’osservanza del codice etico è parte integrante delle obbligazioni contrattuali tra la Open e i relativi partner.